1. Amaç ve temel ilke
Kişisel veriler yalnız hukuki sebep ve amaç sürdüğü ölçüde saklanır. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında veri resen veya talep üzerine silinir, yok edilir ya da uygun şekilde anonim hale getirilir.
2. Veri minimizasyonu
Ürün; T.C. kimlik numarası, sağlık verisi, gelir/maddi durum bilgisi, banka hareketi veya dekont görselini temel fonksiyon için talep etmez. Muafiyet nedeni saklanmaz.
3. Saklama matrisi
Aşağıdaki süreler ürünün teknik/operasyonel başlangıç matrisidir. Vergi, ticaret, tüketici ve ispat yükümlülüğü doğuran kayıtlar için ilgili özel mevzuat ve somut işlem ayrıca esas alınır.
| Veri grubu | Saklama yaklaşımı | Sona erme işlemi |
|---|---|---|
| Davet/aktivasyon tokenı | En çok 30 gün veya kullanım/iptal anına kadar | Geçersizleştirme ve temizleme |
| Aktif hesap/sınıf | Hizmet ilişkisi sürdüğü sürece ve gerekli takip süresi | Silme/anonimleştirme değerlendirmesi |
| Öğrenci-veli bağlantısı | Aktif sınıf ve ilgili ilişki için gerekli süre | İlişki sona erince gereklilik kontrolü |
| Tahsilat/gider kayıtları | Bütçe takibi, uyuşmazlık ve ispat ihtiyacı sürdüğü süre | Kişisel bağın kaldırılması/anonimleştirme veya silme |
| Destek/KVKK başvurusu | Başvurunun sonuçlandırılması ve ispat için gerekli süre | Süre sonunda silme veya sınırlı arşiv |
| Audit/güvenlik | Olay inceleme ve güvenlik için orantılı süre | Silme/anonimleştirme |
| Hukuki belge kabul/versiyon kaydı | Sözleşme ve ispat ihtiyacı / zamanaşımı süresince | Gereklilik sona erince silme |
| Ticari ileti onay/ret kaydı | 6563 ve ilgili ikincil mevzuattaki ispat/saklama süresi | Süre sonunda silme |
| Mesafeli satış kayıtları | Tüketici ve e-ticaret mevzuatındaki kayıt/ispat süresi | Süre sonunda silme/anonimleştirme |
4. İmha süreleri
Kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğü bulunan veri sorumlularında periyodik imha aralığı altı ayı geçemez. Bu politika yükümlülüğü bulunmayan veri sorumlularında ise silme/yok etme/anonimleştirme yükümlülüğünün doğduğu tarihi takip eden üç ay içinde işlem tamamlanır.
5. İlgili kişi talebi
İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa silme/yok etme talebi yerine getirilir ve başvuru en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Verinin tutulmasını gerektiren devam eden hukuki sebep varsa kapsamı ve gerekçesi başvuru sahibine açıklanır.
6. Yedekler
Yedekler sınırsız süre tutulmaz. Yedek saklama döngüsü tanımlanır; silme talebi sonrası geri yükleme yapılırsa silinmesi gereken verinin tekrar aktif hale gelmemesi için yeniden silme/uygulama kontrolü yapılır.
7. Sorumluluk ve kayıt
Silme, yok etme ve anonimleştirme işlemleri yetkili kişilerce yürütülür; mümkün olduğu ölçüde audit kaydı bırakılır ve veri işleyen hizmet sağlayıcıların da ilgili talimatı uygulaması sağlanır.
8. Resmi kaynak
KVKK - Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi